Ochrana osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů dle GDPR ve společnosti AGRALL Zemědělská technika a.s.

Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů dle GDPR ve společnosti AGRALL zemědělská technika a.s. vydaných společností AGRALL zemědělská technika a.s. IČO 25325329, DIČ CZ25325329, se sídlem Bantice 79, 671 61 Prosiměřice („Zásady“ a „společnost AGRALL zemědělská technika“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje společnost AGRALL zemědělská technika (jako správce) zpracovává o fyzických osobách při poskytování služeb a prodeji zboží, kontaktech s potenciálními zákazníky, k jakým účelům a jak dlouho společnost AGRALL zemědělská technika tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů zákazníků AGRALL zemědělská technika a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, uživatelů služeb AGRALL zemědělská technika, zájemců o služby a zboží AGRALL zemědělská technika, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči společnosti AGRALL zemědělská technika.

Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti AGRALL zemědělská technika jako správce dle čl. 13 GDPR.

A. Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je společnost AGRALL zemědělská technika schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany společnosti AGRALL zemědělská technika dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:

akademický titul
jméno a příjmení
název obchodní firmy
rodné číslo (v případě, že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno, pak datum narození)
IČO, DIČ
adresa trvalého pobytu
adresa sídla nebo místa podnikání
fakturační adresa
identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby, kterou zákazník určí
identifikační údaje plátce
bankovní spojení
podpis
V případě smluv na jednorázový prodej zboží je rozsah omezen na základní identifikační údaje.

2. Kontaktní údaje

kontaktní telefonní číslo
kontaktní e-mail

3. Údaje o zakoupeném zboží, odebíraných službách, využívání služeb a platební morálce

druh a specifikace poskytované služby nebo zboží
objem poskytnutých služeb nebo zboží a jejich cena
zákaznický segment
informace o platební morálce

4. Údaje z komunikace mezi AGRALL zemědělská technika a zákazníkem

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží AGRALL zemědělská technika mezi společností AGRALL zemědělská technika a zákazníkem. Jedná se o zápisy osobní komunikace se zákazníkem v sídle společnosti AGRALL zemědělská technika nebo jiném přímém kontaktu se zákazníkem, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem, případně záznamy telefonických hovorů mezi zákazníkem a AGRALL zemědělská technika.

5. Kamerové záznamy ze z prostor AGRALL zemědělská technika

Společnost AGRALL zemědělská technika umísťuje do prostor AGRALL zemědělská technika kamery z důvodu ochrany oprávněných zájmů. Prostory, kde jsou kamery umístěny, jsou vždy označeny upozorněním.

6. Údaje zpracované na základě vašeho souhlasu

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či ochranu oprávněných zájmů AGRALL zemědělská technika, ale jejich zpracování umožní společnosti AGRALL zemědělská technika zlepšovat služby, zaměřit se na to, co zákazníky opravdu zajímá, a případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:

údaje získané marketingovými průzkumy (jsou zpracovány u zákazníků AGRALL zemědělská technika na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely)
údaje o využívání služeb a produktů
kontaktní údaje v případě, že se nejedná o zákazníka AGRALL zemědělská technika (jsou zpracovány na základě souhlasu s marketingovým oslovením)

B. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu AGRALL zemědělská technika nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.
1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů AGRALL zemědělská technika

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností AGRALL zemědělská technika a ochranu oprávněných zájmů AGRALL zemědělská technika je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách společnosti AGRALL zemědělská technika pro účely prevence vzniku škod (oprávněný zájem společnosti AGRALL zemědělská technika)
vyhodnocování platební morálky zákazníka pro účely prevence vzniku pohledávek, které může mít vliv na rozhodování společnosti AGRALL zemědělská technika o podmínkách uzavírání dalších smluv se zákazníkem, přičemž rozhodování o uzavření či neuzavření další smlouvy neprobíhá automatizovaně (oprávněný zájem společnosti AGRALL zemědělská technika)
vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem)
procesy spojené s identifikací zákazníka (plnění smlouvy)
zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti AGRALL zemědělská technika (oprávněný zájem společnosti AGRALL zemědělská technika)
evidence dlužníků (oprávněný zájem společnosti AGRALL zemědělská technika)
Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

U zákazníků AGRALL zemědělská technika, je společnost AGRALL zemědělská technika oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a produktech a údaje z jejich komunikace se společností AGRALL zemědělská technika po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společnosti AGRALL zemědělská technika.

V případě zakoupení zboží od společnosti AGRALL zemědělská technika je společnost AGRALL zemědělská technika oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a společností AGRALL zemědělská technika po dobu 4 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží.

V případě jednání mezi společností AGRALL zemědělská technika a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je společnost AGRALL zemědělská technika oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

Faktury vystavené společností AGRALL zemědělská technika jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy.

Kamerové záznamy z prostor společnosti AGRALL zemědělská technika a okolí budov společnosti AGRALL zemědělská technika jsou zpracovávány maximálně po dobu 90 dnů ode dne pořízení kamerového záznamu.

2. Zpracovávání údajů zákazníků AGRALL zemědělská technika se souhlasem pro obchodní účely účinným od 25. 5. 2018

U zákazníka AGRALL zemědělská technika s jeho souhlasem zpracováváme osobní údaje pro obchodní účely. Pro období od 25.5.2018 nabírá společnost AGRALL zemědělská technika nový souhlas pro obchodní účely, který je účinný po tomto datu. Datum počátku účinnosti souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je v textu souhlasu.

Se souhlasem pro obchodní účely bude společnost AGRALL zemědělská technika od 25. 5. 2018 zpracovávat osobní údaje zákazníka primárně pro vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb společnosti AGRALL zemědělská technika nebo třetích stran a v souvislosti s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písemně prostřednictvím veškerých prostředků internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů. Proto si společnost AGRALL zemědělská technika bude též o zákaznících, kteří tento souhlas udělí, vytvářet uchovávat údaje o jejich typovém chování při využívání služeb a produktů společnosti AGRALL zemědělská technika a vytvářet a uchovávat anonymizované analýzy chování. Veškeré tyto činnosti jsou nezbytně nutné pro oslovení zákazníků s vhodnými marketingovými nabídkami.

Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může po 25. 5. 2018 kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání produktů a služeb AGRALL zemědělská technika a následující 4 roky poté nebo do doby, dokud jej zákazník neodvolá. Pro obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v sekci A tohoto dokumentu (s výjimkou podpisu), a to po dobu, po kterou je AGRALL zemědělská technika oprávněna tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, plnění zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů, nejdéle však do odvolání souhlasu či do uplynutí doby 4 let ode dne ukončení smlouvy se společností AGRALL zemědělská technika, pokud zákazník souhlas dříve neodvolá. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany AGRALL zemědělská technika pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů.

3. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává společnost AGRALL zemědělská technika s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb a produktů AGRALL zemědělská technika.

C. Způsob zpracování osobních údajů

Společnost AGRALL zemědělská technika zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost AGRALL zemědělská technika vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

D. Obchodní sdělení

Pro obchodní sdělení společnosti AGRALL zemědělská technika nebo třetích stran užívá společnost AGRALL zemědělská technika zkratku OS nebo jiné vhodné označení, ze kterého je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z obchodních sdělení zaslaných společností AGRALL zemědělská technika je vždy zřejmé, že společnost AGRALL zemědělská technika je jejich odesílatelem. Obchodní sdělení můžeme zasílat na buď na kontakty našich zákazníků na základě oprávněného zájmu společnosti AGRALL zemědělská technika, a to jen do doby než vyslovíte nesouhlas, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

E. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro AGRALL zemědělská technika identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže AGRALL zemědělská technika svoji totožnost, následující práva.

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti AGRALL zemědělská technika:

potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.
V případě opakované žádosti bude společnost AGRALL zemědělská technika oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla společnosti AGRALL zemědělská technika.

Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost AGRALL zemědělská technika zpracovávat. Zákazník společnosti AGRALL zemědělská technika, má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen nám poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost AGRALL zemědělská technika neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost AGRALL zemědělská technika má nastaveny mechanismy pro zajištění anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu sídla společnosti AGRALL zemědělská technika.
4. Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla společnosti AGRALL zemědělská technika.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 GDPR bude mít subjekt údajů právo na oznámení ze strany společnosti AGRALL zemědělská technika v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích.

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat společnost AGRALL zemědělská technika o předání těchto údajů jinému správci.

Pokud nám v souvislosti se smlouvou, nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od nás získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit osobně v sídle společnosti AGRALL zemědělská technika po doložení oprávněnosti požadavku.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti AGRALL zemědělská technika.

V případě, že společnost AGRALL zemědělská technika neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost AGRALL zemědělská technika zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti AGRALL zemědělská technika.

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní, nebo marketingové účely účinný od 25.5.2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to osobně v sídle společnosti AGRALL zemědělská technika.

9. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost AGRALL zemědělská technika uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

10. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

F. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správce nesplňuje podmínky pro jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů uvedené v článku 37. Nařízení.
Pověřenec nebyl ve společnosti AGRALL zemědělská technika jmenován.